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社院宾馆主体班次接待各岗位细则
作者: 来源: 时间:2008-05-16 03:38:06 点击量:3947

    一、销售部

    1. 接到学院教学计划后预留好房间、教室、会场。

    2.提前一周主动与教务处确认办班的具体时间、人数、房间数、就餐方式及收费标准等。

    3. 发通知单到各相关部门,并安排好此次班次的总负责人。

    4.  如销售部在培训期间接到变更单时应立即发书面通知到相关部门,各类变更(如用房数、用餐数、教室)宾馆方以收到变更

单为准。

    二、前厅部

    1.接到联系单后提前安排好房间,尽量安排五、六楼的房间,并将安排好的房号通知客房部,如临时房间有变动应立即通知客

房部。

    2.提前确认此次培训的收费方式,并通知报到当天接待的员工。

    3.培训报到前一天应到学院相关人员处拿到本次培训学员的名单。

    4.报到时应按学院名单入住,并收取相关费用。在学员名单上标好房号并在报到结束后提供给学院教务处有关人员,以便查

找。

    5.如培训班是统一结帐的,应在培训结束前与办班单位负责人联系确认好用房数并由其签字。

    6.如有较大型的培训应提前从销售部了解客人的退房时间,安排好充足人手以减少客人等待退房时间。

    7.按《报纸收发细则》做好日常报纸的收发工作。

    三、客房部

    1.接到联系单后应根据总台排好的房号在入住前检查房间内的设施,以保证房间内设施的完好率。

    2.根据联系单安排好教学活动的工作人员,如发现会场有冲突及时联系销售部处理。

    3.主体班入住前应保证房间内设备完好、卫生整洁、洗理包发放到位。如接到总台通知房号有变动,应立即做好换房工作。

    4.会场服务人员应根据培训课表和《会议服务细则》提供相应服务。

    5.确认主体班教学活动的开学典礼、结业典礼、小组讨论、全班研讨等特殊活动的具体时间,并通知会议负责领班做好准备工

作,并通知到相关的服务人员。

    6.为提倡环保,培训期间保证床上用品一周一换,如有客人提出要求应立即予以更换。

    7.退房时应提前准备好服务员查房,以减少客人等待时间。

    四、餐饮部

    1.接到销售部通知后,在培训前一天与会务组联系,确定用餐人数、用餐方式、用餐要求及协商安排用餐地点,及时提供菜单

(如有长班应一周提供一次菜单)。

    2.培训期间应经常与会务组保持联系,询问对菜品口味、用餐方式的意见以便能及时调整。

    3.如有用餐变化,教务处应提前一天发变更单,餐厅以收到变更联系单为准。如电话通知,餐厅应书面记录,并在第二天请相

关人员补签。

    4.每天用餐结束后应理好当天帐单,交与办班单位负责人签字。会餐菜单应提前一天交由办班单位负责人确认,会餐时的酒水

应由办班单位负责人签字确认。

    五、保安部

    1.接到会议通知后提前了解客人到达宾馆的方式,以便预留车位。

    2.按要求挂好宾馆前门和教室内的横幅。前门横幅应保留两天时间。

    3.按要求摆放好报到台,协助学院做好合影场地的预留工作及摆放好合影所需的椅子、铁架等。

    4.协助会务组搬运教学材料。

    5.严格按照保安部制度进行巡逻和安全保卫工作,保证学院工作及各学院各类教学活动能安全、正常的展开。

    六、财务部

    1.报到时应准备好各类凭证单据,以便总台入住登记。

    2.培训期间应监督各相关部门做好帐单的确认工作。

    3.办班结束后应保证在一周内清理好全部帐单,每张帐单都应由办班单位负责人签字,并与学院财务处人员结算完毕有关费

用。

    4.学院接待用餐住宿应当场由学院负责人签字,如有特殊情况应在第二天送至学院负责人处补签。保证每张帐都有相关人员

签字确认。

    5.工作餐及其它往来帐目应与学院一月一结。



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